Détruire ses archives et tous autres documents confidentiels n’est pas un acte anodin, qui peut être pris à la légère, car même après avoir été déchiquetés, ces derniers peuvent être reconstitués à des fins frauduleuses, par des personnes malveillantes et ce ne sont, malheureusement, pas les anecdotes à ce sujet qui maquent. Comment faire alors quand on a des archives papiers ou électroniques à détruire ? On le fait en interne en confiant cette délicate mission au plus discret et plus fiable de nos collaborateurs ? On fait appel à des professionnels du métier qui ont l’expertise et le matériel adéquat pour une élimination totale et sécurisée ? C’est un véritable dilemme.

Si vous décidez de faire votre destruction en utilisant les ressources humaines internes à l’entreprise, oui vous ferez des économies mais attention avant de vous lancer dans ce projet, posez-vous d’abords les bonnes questions : Quel volume vais-je pouvoir détruire avec le petit matériel que j’ai ? Puis-je faire confiance à mes collaborateurs ? Comment vais-je justifier mon opération vis-à-vis de la loi ? Et surtout quelles conséquences sur mon entreprise en cas de fraudes ou de violations de mes données clients et autres?

Si, par contre, vous optez pour une société spécialisée dans l’enlèvement et la destruction d’archives, toutes ces questions ne se poseront plus. Non seulement elle s’occupe de votre opération de bout en bout mais elle est tenue de vous délivrer un « certificat de destruction » à la fin du processus. Un document très important puisqu’il permet de tracer l’activité, de prouver l’élimination totale et définitive de vos informations et documents confidentiels mais aussi de libérer votre entreprise de toute responsabilité en cas fuite ou de fraude. Sur ce certificat figurent tous les détails concernant l’opération notamment la date de destruction, le type et le volume de documents traités, le nom du prestataire…

Quels documents peuvent être désarchivés ?

En règle générale, tous à partir du moment où ils ont dépassé la durée légale de conservation imposée par la loi qui peut, bien sûr, varier en fonction de la nature des documents. Par exemple, pour tout ce qui est comptable se sera 10 ans, pour les documents fiscaux entre 1 et 6 ans, pour ceux relatifs à la banque et aux assurances se sera de 2 ans pour les contrats, quittances… à 10 ans pour les dossiers de sinistres corporels et entre 1 et 5 ans pour les documents de gestion du personnel.

Alors pour ne pas s’emmêler les pinceaux et prendre le risque de faire une faute qui peut être lourde de conséquences pour votre entreprise, Il est conseillé avant toute opération de destruction d’archives de consulter la liste complète des documents d’entreprise et leur délai obligatoire de conservation, disponible sur le site service-public.fr. Vous pouvez également vous doter d’un système de gestion des archives qui se chargera entre autres de vous lister les documents archivés qui doivent être détruits.

En plus des archives papiers, il existe plusieurs autres supports électroniques à la même vocation, que nous avons tendance à oublier et qui contiennent des données confidentielles et aussi des archives obsolètes à éliminer. Parmi eux : les disques durs, les CD et DVD, les disquettes, les cassettes VHS, les clés USB, les ordinateurs, les Smartphones et bien d’autres. Leur destruction suit la même procédure que les documents papiers. Ils passent dans des broyeurs ultra sophistiqués et performants pour une suppression totale et définitive de leur contenu.

En effet, les professionnels du déstockage d’archives ne se contentent pas d’effacer les informations que vous avez stockées dans vos appareils électroniques mais ils détruisent totalement et définitivement ces derniers car même avec une suppression et un formatage, des logiciels de restauration de données permettent de tout récupérer en quelques clics.

Comment se déroule le processus de déstockage ?

Lorsqu’elle est réalisée par des spécialistes et dans le respect des Règles Générales sur la Protection des Données (RGPD), l’opération de destruction d’archives ne représente ni risques ni contraintes. Elle permet, au contraire, de se prémunir contre d’éventuels menaces d’espionnage et de fuite d’informations, de gagner de la place dans vos locaux pour un usage plus rentable et d’économiser en cout d’archivage.

Alors, une fois que votre système de gestion d’archives à répertorier les documents à déchiqueter et que vous avez fait appel à votre prestataire habituel, il ne vous respectera plus qu’à surveiller l’opération de loin. L’entreprise de déstockage va se charger de l’enlèvement de tous vos documents papiers et électroniques. Elle les acheminera ensuite vers un site de destruction sécurisé et strictement confidentiel pour les broyer. En fin de processus, les déchets seront emballés, pesées et envoyés dans des centres de recyclage.

Pour un maximum de sécurité, vous pouvez aussi opter pour une destruction d’archives sur site. Vos documents n’auront pas besoin être déplacés réduisant ainsi les risques de perte ou de fuite d’informations. Ils seront détruits, dans un camion broyeur, garé dans l’enceinte de votre entreprise. Ces camions supers équipés avec les dernières technologies de destruction sont capables de déchiqueter tous types de papier mais aussi de détruire les CD, disques durs…et autres appareils électroniques de stockage de données ; le tout conformément à la norme NF Z 40-350 et à la loi en vigueur.

Que deviennent vos archives une fois détruits?

Le papier et le carton sont recyclés pour se retransformer en papier ou en carton neufs. Une belle seconde vie qui permet de revaloriser des tonnes et des tonnes de documents ; contribuant ainsi à la sauvegarde de la planète. En effet, le recyclage d’une seule tonne d’archives détruites permet de sauver plus d’une quinzaine d’arbres et de faire des économies de 7000 Litres d’eau et de 4000 Kilowatts d’énergie.

Pour les appareils électroniques de stockage de données, après une destruction totale et sécurisées des informations qu’ils contiennent, ils rentrent dans le processus de recyclage dédié aux Déchets d’Équipement Electrique et Electronique (DEEE). Représentant plus de 2 millions de tonnes par an juste pour la France, ces DEEE malgré leur caractère polluant ont un fort potentiel de valorisation : 80% sont transformés en matières premières pour la fabrication d’autres produits et 20% en énergie.