Détruire ses archives est primordial pour une entreprise quelles que soient sa taille et sa nature. Recommandée, une fois par an, l’opération de destruction des archives peut avoir plusieurs raisons. Des raisons pratiques, pour libérer de la place et faire des économies d’archivage, des raisons sécuritaires pour éviter les risques de fuite d’informations, de piratage ou encore d’espionnage industrielle, surtout lorsqu’il s’agit de documents confidentiels. Mais aussi des raisons règlementaires imposées, depuis 2018, par le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), dans tous les pays de l’Union Européenne. Les données personnelles ont à présent une durée d’archivage maximum.

En effet, la durée légale de conservation des archives varie en fonction de leur nature. En France, par exemple, le code de commerce prévoit, 5 ans pour tous les documents contractuels (convention, contrat…), 10 ans pour les pièces justifiants une transaction commerciale (Bons de commande, Bons de livraison, factures…) et les documents en relation avec les banques et 30 ans pour les documents à caractère social (rapports des commissaires aux comptes, statut et acte de société…). Ces délais d’archivage dépassés, les documents peuvent être détruits au même titre que les autres documents non règlementés.

La destruction des archives était, autrefois, une opération entièrement faite en interne. Pour des raisons essentiellement sécuritaires, les entreprises préférées charger des collaborateurs pour faire le travail. Au jour d’aujourd’hui, cette pratique est révolue. Elle représente une perte de temps et d’argent pour les sociétés qui préfèrent recourir à des professionnels de la destruction d’archives.

Mais qui sont ces professionnels ? Et surtout comment organisent-ils leur travail pour assurer efficacité et sécurité à leurs clients ? Les experts de la destruction d’archives sont, généralement, des entreprises de débarras qui en plus des diverses services de débarras, proposent aussi la destruction de documents. Ils adaptent leur intervention en fonction de la nature et de la quantité d’archives que vous souhaitez détruire. En savoir plus

S’il s’agit de documents confidentiels, leur destruction se fera sur site c’est-à-dire au sein même de votre entreprise. Pour garantir des conditions de sécurités optimales et un processus rapide et efficace, l’entreprise de destruction récupère vos documents à désarchiver dans un conteneur sécurisé. Elle les achemine, ensuite, vers une unité mobile de broyage dans un camion spécialement équipé pour ça. Là, elle procède, devant vous, à leur destruction en résidus de papier prêt à être recyclé. Une fois l’opération terminée, la société de désarchivage vous délivrera un certificat de destruction garantissant ainsi l’élimination définitive de vos documents confidentiels.

S’il s’agit de documents non confidentiels, plus de risques de fuite d’informations et donc plus besoin de sécurité maximum ; les archives à détruire suivront une procédure classique de collecte, de destruction et de recyclage de papier de bureau.

Mais quand est-il des supports d’archivage numériques ? Depuis plusieurs décennies déjà, le support papier n’est plus le seul support de stockage et d’archivage des données. C’est souvent des disques durs, des clés USB, des CD/DVD, des cassettes VHS et autres supports informatiques. Pour une destruction totale et sécurisée, un processus de broyage spécifique aux appareils informatiques et numériques est mis en place par les professionnels du désarchivage rendant les informations contenues dans ces appareils irrécupérables.

Comme pour la destruction des archives papiers, celle des archives numériques doit aussi faire l’objet d’un certificat de destruction mettant l’entreprise en conformité avec la législation de protection des données en vigueur.

Pour clore cet article, un petit clin d’œil sur l’effet positif de la destruction des archives sur l’environnement. En effet, les supports papiers et électroniques détruits, par les professionnels du désarchivage sont généralement recyclable à 100%. Des Kilos et des kilos de déchets se voient revaloriser et prendre la route vers une nouvelle vie limitant ainsi la consommation d’énergie et des réserves naturelles de la planète (eau, bois…).